Como desvendar o mistério das trocas prematuras? 

Fazer o melhor uso possível dos insumos é um desafio para os provedores, especialmente porque as trocas são feitas pelo cliente: saiba mais sobre como solucionar esse problema 

Em um contrato de outsourcing de impressão, é dever do provedor manter um volume de estoque suficiente para suportar a demanda do cliente. Em outras palavras, isso significa que o próprio cliente – e seus colaboradores – fazem a troca de suprimentos (os toners em especial, visto que estão sujeitos às variações do dólar), além de garantir a quantia necessária de papéis para as impressões. 

Ao contrário de outros custos, como hardware, recursos humanos, licenças, energia elétrica, o uso dos insumos se enquadra como um gasto variável para o provedor. E o pior: este consumo não está 100% sob o seu controle, já que é o próprio cliente que realiza as substituições de insumos. A fim de otimizar o uso dos recursos, um dos desafios para o provedor é evitar a realização de trocas prematuras. 

O primeiro passo para o sucesso desta empreitada, conforme demonstramos neste artigo, é garantir um monitoramento 100% efetivo do parque de impressão. Além de tornar a relação com o cliente mais saudável, evitando a necessidade de manutenções inesperadas e corrigindo de maneira proativa eventos mais graves, o acompanhamento permite ao provedor identificar potenciais trocas prematuras. 

Mais do que simplesmente controlar o volume de páginas impressas, o provedor precisa ter informações precisas a respeito dos gastos com toners. E esses ajustes de consumo são realizados conforme a orientação dos fabricantes e o histórico do cliente.

Ter sucesso na estratégia de evitar trocas prematuras é importante para o provedor, pois reduz os custos em até 40% sem interferir no desempenho e na relação firmada com o cliente, gerando ganhos ambientais e de imagem. 

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Por que acontecem as trocas prematuras? 

Como o uso dos dispositivos não está totalmente na mão do provedor, é comum que as trocas prematuras de suprimentos aconteçam por alguns motivos: 

1. Sinalização do dispositivo de pouco toner; 
2. O cliente entender que a impressão estava mais clara (esmaecida); 
3. Trocar o kit inteiro de cartuchos coloridos, quando apenas uma cor chegou ao fim;
4. Falta de informação sobre como lidar com mensagens de erro no dispositivo. 

Só é possível perceber isso se a solução adotada para a gestão do outsourcing oferecer a possibilidade de acompanhar o desempenho de cada dispositivo e de seus toners. Nesse sentido, o NDD Print MPS oferece uma série de painéis que dão uma visão integral para o provedor, possibilitando ampliar o seu rendimento. É possível citar alguns parâmetros, tais como: 

• Capacidades nominais e atuais dos suprimentos;
• Previsões de término; 
• Taxa de cobertura e nível de estoque; 
• Eficiência; 
• Histórico de substituições; 

Diante dessa realidade, o monitoramento constante e eficiente dos usos de toners e outros recursos no cliente permite a tomada de atitudes de forma proativa. É possível, por exemplo, informar o setor responsável pelas substituições de que foi feita uma troca prematura, tentando compreender o motivo do problema para evitá-lo no futuro, com um suporte técnico qualificado e amigável. 

É de interesse do cliente otimizar o consumo de toner por se tratar de uma medida com impactos ambientais, interferindo na imagem da empresa e também do próprio provedor, visto que o consumo de toner costuma ser uma variável que interfere no custo dos contratos. 

O papel de uma consultoria especializada 

Em um segmento cada vez mais concorrido e com elevado grau de exigência dos clientes, conseguir otimizar os custos e o desempenho por meio de um melhor rendimento dos suprimentos pode se tornar um grande diferencial. Diante dessa realidade, o NDD Copiloto surgiu como uma consultoria especializada para auxiliar provedores a resolver os seus desafios. 

Por vezes, as situações podem ser exclusivamente técnicas, dependendo apenas de uma aplicação mais inteligente das funcionalidades da solução. Em outros casos, como nas trocas prematuras de suprimentos, o auxílio de uma consultoria pode contribuir para encontrar uma solução que gere benefícios para o provedor e cliente, mas, de maneira simultânea, não gera crises desnecessárias. 

A excelência operacional de um outsourcing de impressão depende diretamente da capacidade de se comunicar com o cliente e de um uso mais inteligente dos recursos. Entender como o mercado se posiciona sobre estas práticas pode se tornar um diferencial, otimizar a performance de cada ambiente de impressão e garantir um cliente satisfeito, com renovações frequentes de contratos.

Quais são as práticas de mercado adotadas em situações como essa? Como prever essas inconsistências em contratos? Descubra as vantagens de contar com o NDD Copiloto em sua operação!