Quando o assunto são as NFS-e, ou Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas, as empresas, mesmo em cenários diferentes, acabam encontrando o mesmo problema.
O grande desafio que envolve as Notas de Serviço é o fato que cada prefeitura exige de sua forma, com layout e fornecedores próprios, gerando um trabalho bastante grande para os contribuintes envolvendo a conversão. Só no Brasil existem cerca de seis mil prefeituras e, pela regra, cada uma delas pode fazer de uma maneira diferente.
Se deparando com as situações mais diversas, então, as empresas encontram dificuldades na hora de realizar as integrações em seus sistemas envolvendo as NFS-e, devido à grande variedade de layouts, e principalmente no acesso e disponibilização destas notas à seus destinatários, Tomadores/Contribuintes finais.
Diante desses problemas, no entanto, há uma solução.
Automatização dos processos de entrada e emissão de NFS-e
A vertical de Documentos Eletrônicos da NDD possui expertise nos processos Emissão e Recepção de NFS-e, com um no-hall de homologação dos layouts de prefeituras.
Na Emissão, a solução da NDD para NFS-e traz o processo que visa facilitar a integração entre o sistema que origina o dado de faturamento de serviços contra a prefeitura destino, beneficiando o processo num menor custo de implementação e manutenção no chamado Layout Único, ou seja: seu sistema gera sempre a informação com o mesmo formato e transmite para NDD, que por sua vez realiza o processo de transmissão ao município destino no formato que este espera. Após autorizado, o sistema traz então o retorno – também em layout único – para informar ao ERP que o documento em questão teve seu fim conforme previsto.
Na Recepção, a solução da NDD segue o mesmo princípio, recepcionando todos os documentos de NFS-e emitidos contra sua empresa – através de diversas formas como Web Service ou Conversão de Dados em Papel – e transformando-os em um arquivo eletrônico, o que permite que o ERP possa dar entrada do documento por um único formato de arquivo, alternando apenas suas devidas informações de conteúdo. Dessa forma, o contribuinte em questão elimina o processo de digitação dos documentos, escriturando-os de forma mais rápida e segura com os compromissos fiscais.
Na prática, ela centraliza todas as NFS-e, então tudo que for emitido contra o respectivo CNPJ, independentemente do formato, a NDD irá fazer um processo de extração, validar e por fim entregar a empresa um documento no formato eletrônico de padrão único. Ele foi desenhado especificamente para atender a demanda de centralização e integração de todas as NFS-e de Entrada. O sistema realiza o processo de extração, validação e transformação do documento em papel para um formato eletrônico, pronto para integração do seu ERP.
Entre os benefícios da solução, destacam-se, além da conversão de layout simplificado para cada prefeitura, que ela é pronta para rodar em Nuvem, possui configuração rápida e um portal centralizado para monitoramento – além, é claro, da guarda fiscal digital destes documentos.
O próximo passo: a escrituração de NFS-e
Alguns municípios estão aderindo ao processo de Escrituração Digital dos documentos de NFS-e, centralizando, assim, as informações sobre créditos e débitos dos impostos de ISS (Imposto Sobre Serviço) num único canal, permitindo que as informações sejam contabilizadas e geradas com mais agilidade e eficiência no quesito de apuração para escrituração final.
Esse modelo exige, então, que as empresas enviem os dados das Notas Fiscais de Serviço recepcionadas ou emitidas para que seja possível a realização dessa apuração diretamente nos sistemas das prefeituras (aderentes a esse processo), o que exige do contribuinte em questão o esforço de enviar, dado a dado, a contabilização dessas notas.
A NDD vem estudando essa evolução do mercado e muito em breve trará o processo de Escrituração Digital de NFS-e, seguindo as premissas de entregar de forma prática e rápida os dados extraídos diretamente do ERP para o layout exigente das prefeituras, no modelo de Livro de Escrituração de NFS-e.
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