A importância da gestão proativa no outsourcing de impressão 

Obter sucesso nesta área significa garantir a satisfação e a fidelização dos clientes sem necessariamente onerar os custos 

Um dos desafios dos provedores de outsourcing ao atenderem seus clientes é serem proativos na gestão e no atendimento. Ter sucesso nesta área resulta em uma série de benefícios na fidelização dos clientes, e, ao mesmo tempo, cria um fluxo de processos e de operação mais eficiente até mesmo para o provedor, o que pode gerar redução de custos. 

Pode soar contraditório atrelar uma gestão proativa à diminuição de gastos de contratos, mas não é. Os impactos de atuar de forma eficiente se multiplicam, criando uma série de vantagens tanto de curto quanto de longo prazo para os provedores de outsourcing, como veremos ao longo deste artigo. 

Quais as vantagens da gestão proativa? 

Abaixo, vamos listar quatro itens nos quais a atuação proativa contribui positivamente para os dois envolvidos: 

Insumos – Quando o monitoramento é feito de forma correta, o provedor consegue planejar a aquisição e a reposição dos insumos de maneira organizada. Isso permite que a compra seja estruturada, sem a necessidade de manter grandes estoques ou até mesmo aproveitando bons momentos para adquirir materiais mais caros, como os toners. 

Deslocamentos e manutenções – Outro ponto benéfico da proatividade é a capacidade de antecipar problemas com os dispositivos e os ajustes no agendamento da entrega de insumos. Com isso, o provedor garante a operação dos parques de impressão para os seus clientes, reduzindo o risco de realizar deslocamentos de última hora e não planejados, que são mais caros. 

Atualizações de software – Uma gestão proativa inclui manutenções constantes e a busca por melhorias da solução adotada pelo cliente. O propósito com essa atuação está em estar sempre atento às exigências de um contrato, às inovações realizadas por concorrentes e à garantia para o cliente de que a solução está sempre em processo de evolução. 

Oferta de soluções – No quesito agregar valor ao contrato, é dever do provedor de outsourcing incluir serviços – ou ao menos oferecê-lo – ao cliente. Além da gestão do parque de impressão, o cliente precisa de fluxos de digitalização de documentos? Já pensou em gerenciar múltiplos dispositivos nas demandas de home office e trabalho híbrido? Essas possibilidades devem ser apresentadas ao cliente e levadas em consideração no seu portfólio. 

O provedor de outsourcing deve encarar a proatividade como um requisito de excelência na prestação de serviços. Quanto mais eficiência o cliente sentir nas soluções e na sua relação com os serviços, maior a chance de fidelização, de satisfação e de agregar novos serviços aos contratos.