Otimização de toners é vantajosa para o provedor e para o cliente: isso ocorre por meio de um monitoramento eficiente e pela capacitação dos clientes em relação ao funcionamento da solução
Na batalha para aumentar a produtividade e reduzir custos, os provedores de impressão tentam desvendar o mistério das trocas prematuras de toners. Estatísticas estimam que os suprimentos podem representar 40% do custo de um contrato de outsourcing de impressão, sendo os toners o seu insumo mais caro – e, portanto, o que precisa ser observado com maior atenção.
A questão é: quando é possível considerar que essa substituição do insumo foi feita de forma antecipada?
Basicamente, os toners têm uma capacidade esperada de uso, que é capaz de suprir a impressão para um determinado volume de páginas. Uma troca prematura ocorre quando eles ainda contam com carga útil, são retirados da impressora e substituídos por um novo, deixando de ser usados até o seu limite.
No entanto, nem todo provedor de outsourcing identifica esta situação que impacta diretamente na gestão e nos custos do negócio. Na maior parte dos casos, isso ocorre por falta de um software especializado, que faça um monitoramento completo de um parque de impressão.
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Um olhar sobre os toners
Os toners servem de exemplo para a maioria dos insumos usados em um parque de impressões. Eles se destacam, porém, em função de seu custo elevado. Conseguir entender a sua dinâmica de uso, evitar as trocas prematuras e otimizá-lo é sinônimo de benefícios tanto para o provedor quanto para o cliente.
O aprimoramento do consumo de toners pode ser feito de diversas formas:
– Cotas e políticas de impressão, que estabelecem padrões e limites de uso dos dispositivos entre funcionários ou departamentos.
– EcoToner, uma solução capaz de reduzir a tonalidade das impressões, o que aumenta a produtividade dos toners. É como se as palavras ficassem esmaecidas, sem afetar a qualidade do que está sendo impresso.
– Parte do sucesso de um monitoramento depende da eficiência de compreender as características de um parque de impressão. Quando se adotam os dados, torna-se mais simples acompanhar determinadas métricas – como o consumo de toner – e buscar soluções mais personalizadas para o cliente.
– Para se obter os benefícios dos dados, é preciso contar com a maior parte das informações em formato digital, o que favorece a adoção do fluxos de digitalização e a redução do uso de impressões.
O impacto das trocas prematuras
As soluções acima visam tornar o uso dos toners mais eficiente sem interferir na rotina do negócio, mas não resolvem o problema das trocas prematuras. Boa parte dessas regras pode ser estabelecida pelos clientes, com autonomia e de acordo com o perfil do seu negócio. Em geral, as trocas ocorrem por quatro motivos principais:
1. Sinalização de pouco toner no dispositivo;
2. Impressão mais clara, que leva o cliente a entender que está chegando ao fim;
3. Trocar o kit inteiro de cartuchos coloridos, quando apenas uma cor acabou;
4. Falta de informação sobre como lidar com mensagens de erro no dispositivo.
Nesse contexto, o sucesso de impedir as trocas prematuras está na disseminação de informações a respeito do funcionamento dos dispositivos e das mensagens mais comuns emitidas pelas impressoras. Isso tudo deve ser acompanhado de monitoramento e da capacitação do cliente.
Como demonstramos neste artigo, trata-se de apresentar a solução e todas as suas funcionalidades, de forma a dar autonomia ao cliente. É claro que o provedor segue monitorando e fazendo a gestão de forma proativa, mas boa parte das decisões – como a troca de toners – ocorre no parque de impressão do cliente. Por isso, investir neste tipo de relacionamento e capacitação auxilia a garantir decisões mais inteligentes.
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