Listamos 4 mecanismos que podem fazer com que um contrato seja mais rentável para os provedores sem afetar o cotidiano dos clientes
Um provedor de outsourcing precisa conseguir equilibrar a balança dos custos e da qualidade do serviço oferecido. Se ela pende para o primeiro, em muitos casos, torna-se difícil se manter competitivo; por outro lado, diminuir os cuidados com o atendimento pode atrapalhar a renovação de contratos e interferir no desempenho da organização em longo prazo.
O desafio de um provedor de outsourcing está em encontrar alternativas para conseguir atingir este meio-termo no qual os custos de cada contrato não extrapolam os limites planejados para o orçamento, enquanto o atendimento prestado é o adequado para a necessidade do cliente.
Nesse contexto, algumas possibilidades estão diretamente ligadas a soluções especializadas, mas muitas das mudanças estão na forma como o provedor se relaciona com o cliente. Confira abaixo:
1. Otimizar custos com toner
O toner é a representação da gestão de suprimentos por se tratar do item mais caro de um provedor de impressão. Por isso, conseguir ter mais eficiência com este insumo é sinal de sucesso para todos os envolvidos: o provedor tem uma redução de custos sem afetar a rotina do seu cliente.
Conforme demonstramos neste artigo, os suprimentos podem significar 40% do custo total de um contrato – incluindo recursos humanos, tecnologia, logística, entre outros. Nesse sentido, uma solução como o EcoToner permite reduzir a tonalidade das impressões, sem afetar a qualidade e legibilidade, mas otimizando o uso deste insumo. Outras soluções adotadas, dessa vez por clientes, são a aplicação de políticas e de cotas de impressão.
2. Melhora do planejamento logístico
Outro aspecto fundamental para reduzir custos é otimizar os deslocamentos realizados pela equipe. Para isso, um dos pontos de melhoria é a oferta de suporte técnico a distância, visto que vai solucionar a maioria das questões recorrentes do dia a dia.
Para isso, é fundamental investir em um monitoramento completo e eficiente do parque de impressões. Com ele, é possível compreender a forma como o cliente faz uso dos equipamentos e acompanhar seu andamento, fazendo as manutenções preventivas e visitas periódicas antes que se tornem chamados ou problemas mais amplos.
Na prática, a melhora do planejamento logístico – e consequente redução de custos – é sinônimo de um atendimento de maior qualidade e proativo.
3. Ampliar serviços
Quando se pensa em custos, o primeiro raciocínio que vem à mente é de realizar cortes na operação. No entanto, nem sempre esse é o caminho mais inteligente. O mercado de outsourcing passou por muitas transformações nos últimos anos, especialmente no contexto de pandemia. Por isso, outra forma de reduzir custos é ampliar a oferta de serviços para os clientes.
Nesse quesito, há duas questões que estão ganhando corpo no mercado:
– Outsourcing de outros dispositivos, quando os contratos englobam o fornecimento de computadores, notebooks e outros equipamentos para os clientes. Abordamos o tema aqui. Neste caso, é fundamental ter um controle muito eficiente de cada dispositivo locado, qual o seu status, onde está instalado, além do monitoramento efetivo para garantir o seu total funcionamento.
– Fluxos de digitalização, que estão sendo o primeiro passo de muitas empresas, para segurança da informação e automatização de processos em suas rotinas.
4. Treinamento e capacitação do cliente
A relação de um provedor de outsourcing com o seu cliente precisa ser fundamentada na confiança. Por isso, realizar capacitações frequentes é um caminho interessante para reduzir custos, conforme demonstramos neste case.
Em um contrato de outsourcing, o propósito do cliente é ter um serviço operando de forma eficiente para que possa se focar em suas atividades estratégicas. Quando se avalia um provedor de impressão, trata-se de garantir o funcionamento dos dispositivos, o que só será possível com o devido treinamento do cliente. Afinal de contas, ele é quem estará operando as máquinas no dia a dia.
O ponto fundamental da redução de custos é que ela beneficie o provedor de impressão e, de preferência, aumente as vantagens para o cliente. Isso é viável com o uso da solução adequada.
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