O que é e como fazer o saneamento da base de dados? 

agosto 22, 2023

Descubra a importância de manter a higienização de dados em dia, seja nos negócios com os consumidores (B2C) ou na relação com fornecedores e parceiros (B2B).

Saneamento da base de dados ou higienização de dados é um processo fundamental para manter a integridade e a confiabilidade das bases de cadastros em sistemas. A ideia é verificar e atualizar informações a partir de fontes oficiais e confiáveis, garantindo a conformidade na gestão de clientes, de fornecedores e de colaboradores rumo à governança de dados em uma gestão fiscal eficiente

Embora seja de outro segmento, a pesquisa Inteligência de Dados para Marketing demonstrou algumas das barreiras para se fazer o saneamento da base de dados no setor de marketing e comunicação. Falta de integração de sistemas (22%), falta de fornecimento de dados (11%) e falha no gerenciamento de coleta e processamento (11%) somam quase a metade dos principais problemas listados. 

Essa é a realidade da área de registros cadastrais. Há pesquisas estimando que, no Brasil, mais de 70% das empresas sofrem com informações de clientes incompletas ou imprecisas. Falha na integração de sistemas e na higiene de dados dificulta o avanço da transformação digital e a implantação de tecnologias de automação, como inteligência artificial, big data e machine learning, entre outras. 

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Como fazer o saneamento da base de dados? 

Há diversas abordagens possíveis neste segmento. Em geral, existem as organizações que atuam de forma recorrente na higienização dos registros e outras que o fazem em intervalos regulares. No primeiro caso, as correções são feitas a todo o momento a partir de atualizações de informações; no segundo, estabelece-se um prazo (mensal, trimestral, semestral ou anual) para realizar o trabalho. 

Determinar qual operação é mais inteligente depende do volume de negócios realizados, qual o tipo de cliente (B2C, B2B ou B2B2C, cujos clientes finais são outras organizações). 

A escolha pelo modelo também está conectada com a infraestrutura digital de cada negócio em relação aos sistemas existentes e as integrações entre diversas plataformas – ou mesmo a contratação de uma solução específica para esta finalidade. Uma das recomendações comuns é de fazer o saneamento da base de dados ao menos duas vezes ao ano. 

Para isso, é preciso checar e atualizar dados de diversas fontes confiáveis, como: 

– Receita Federal do Brasil 

– Sintegra 

– Simples Nacional 

– Cadastro Centralizado de Contribuinte 

– Correios 

– Serasa 

Quais dados são necessários para o seu negócio? A resposta é: depende do tipo de operação. A partir dessa compreensão, torna-se mais simples determinar quais as fontes, os prazos de atualização e os processos a serem definidos. 

Foto de uma mulher com o cabelo rpeso e uma camisa branca com listras, sentada em frente ao computador em um escritório.

Por que fazer o saneamento da base de dados? 

Este cuidado gera diversas vantagens para as organizações. Confira as principais: 

– Compliance – Problemas para emitir NFs, para receber pagamentos, questões envolvendo a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o que abre a possibilidade de punição via multas. Ou seja, é uma atitude importante sob a perspectiva de prevenção e de preservação da imagem

– Integração – Cada vez mais, as organizações contam com serviços e sistemas descentralizados. O saneamento cadastral permite fazer integrações entre essas plataformas, garantindo o acesso aos dados sempre que necessário de forma segura e eficiente. 

– Segurança – No caso de um e-commerce B2C, é possível fazer verificações rápidas de clientes antes de efetivar uma venda. No B2B, é possível checar fornecedores e garantir que esteja tudo dentro dos conformes, inclusive no fornecimento de informações ao fisco, o que é cada vez mais importante no contexto de ESG. Com isso, reduzem-se os riscos aos quais as empresas estão expostas. 

– Mais competitividade e menos custos – No início do artigo, mostramos uma pesquisa que mostra as dificuldades das empresas em fazer o saneamento cadastral. Nesse sentido, ter sucesso neste trabalho coloca a sua organização em vantagem. Além disso, ter este processo bem delineado reduz os custos operacionais

É preciso ressaltar que, diariamente, empresas são abertas e fechadas, trocam de endereços e telefone, assim como o registro de cada consumidor. Ou seja, ser cauteloso nesta etapa é fundamental para evitar diversos problemas de compliance, no atendimento ao cliente, na emissão ou recepção de Notas Fiscais e até nas contas a receber. 

Em outras palavras, ignorar o saneamento de dados gera várias consequências a uma empresa em todas as áreas, interferindo tanto nas questões de compliance quanto na relação direta com clientes ou fornecedores. 

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