Listamos 8 funcionalidades e características importantes de uma plataforma com essa funcionalidade para oferecer segurança ao seu negócio.
A evolução dos documentos fiscais eletrônicos
Em 2021, a Receita Federal do Brasil (RFB) realizou 5.645 fiscalizações em pessoas jurídicas, que resultaram em R$ 180 bilhões de valores a serem recuperados. Trata-se de um aumento de 13,5% em relação ao volume de verificações e de 6,4% sobre o valor resgatado. Os dados estão disponibilizados no Relatório Anual de Fiscalização do órgão.
A evolução dos documentos fiscais do Brasil levou, naturalmente, à digitalização de informações, o que favorece a análise e a identificação de irregularidades por parte do fisco. Nesse contexto, uma solução fiscal contribui para que os negócios evitem as multas e incômodos, especialmente por equívocos na gestão, que poderiam ser percebidos.
A própria RFB demonstra como a possibilidade de cruzar dados torna sua operação mais eficiente. “O grau de acerto da fiscalização encerrou o ano de 2021 em 87,56%, superando a meta de 75%. Tais resultados demonstram a precisão dos cruzamentos de dados da RFB para selecionar os contribuintes que apresentam divergências nas informações prestadas”, diz.
Como escolher a melhor solução fiscal?
Há diversos benefícios por trás da escolha de uma solução fiscal. Segurança jurídica, redução de custos, otimização do tempo, diminuição do risco e simplificação da burocracia aparecem com destaque, conforme demonstramos neste artigo. Mas como escolher a melhor solução fiscal para se manter em compliance?
Vamos mostrar funcionalidades e características que não podem ser esquecidas para dar tranquilidade ao negócio sem afetar a sua produtividade, especialmente com processos automatizados e tarefas simplificadas, sem a ampliação de riscos para o negócio.
8 funcionalidades indispensáveis em uma solução fiscal
1- Independência e autonomia – Uma solução fiscal precisa garantir independência e redução de riscos ao seu negócio. As configurações devem ser simplificadas para resultados e competitividade conforme as demandas organizacionais, sem afetar o desempenho e a gestão. O usuário deve ter autonomia para encontrar seus documentos fiscais com facilidade e flexibilidade.
2- Gestão de usuários – As empresas visam garantir que cada departamento ou pessoa tenha acesso somente às informações necessárias ao seu trabalho. Uma solução fiscal precisa oferecer esta funcionalidade, que contribui para ampliar a segurança da informação.
3- Gestão de empresas – A organização tributária e administrativa das empresas pode ser complexa. É preciso poder visualizar informações referentes a cada negócio de forma isolada, assim como ter painéis com todos os dados para acompanhar.
4- Dados em tempo real – Em um mundo digitalizado, no qual o próprio fisco é capaz de ser mais assertivo em suas verificações, uma solução fiscal deve permitir o acompanhamento em tempo real das movimentações e as transações realizadas, conforme o seu processamento.
5- Notificações – Cada negócio tem seus fluxos e processos internos. Uma solução fiscal deve incluir alertas por meio de notificações, que visam impedir falhas, organizar a comunicação e atualizar as pessoas. Esses avisos podem ser configurados para garantir conferências e emitir alertas variados, como os relacionados a licenças ou a certificados.
6- Exportação de informações – Além dos relatórios e acompanhamentos em tempo real propiciados pela solução, deve existir a possibilidade de exportar os dados de forma muito precisa, o que favorece o controle e a elaboração de relatórios.
7- Rastreabilidade – Trata-se da segurança em todas as etapas, com um timeline completo. Além disso, permite a rastreabilidade dos documentos fiscais, relatórios sobre ocorrências e o reprocessamento, se houver necessidade. Essa função precisa ser acompanhada de uma auditoria de usuários, com visibilidade e controle total, respeitando as orientações relacionadas à LGPD.
8- Integração – A realidade das empresas hoje é de vários sistemas de gestão relacionados a diferentes aplicações e funcionalidades em decorrência de serviços na nuvem. Nesse quesito, para garantir a segurança e uma visualização completa, a integração precisa ser plena entre as ferramentas internas e também na transação de documentos fiscais com a Sefaz, em um serviço de mensageria.
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