Gerenciamento de impressões não deve ser um termo novo para os provedores de outsourcing de impressão. Entretanto, nem todas as empresas de outsourcing tem conhecimento dos reais benefícios do gerenciamento das impressões para seus clientes, até onde eles podem chegar e, ainda, o que avaliar para escolher a solução de gerenciamento de impressões ideal para ofertar.
Se você se encaixa em um desses casos, está no post certo! Vamos lá:
O que é o gerenciamento de impressões corporativas?
Caso você ainda não saiba, e/ou tenha dúvidas, o gerenciamento de impressões, nada mais é que um termo para tratar dos métodos de controle, visibilidade e segurança das impressões realizadas dentro dos ambientes corporativos. Esse gerenciamento é feito através de uma solução de gestão de impressão, que compõe as ofertas de um provedor de outsourcing de impressão.
Ao oferecer os serviços do seu outsourcing, podem haver exigências dos clientes para o monitoramento do que está sendo impresso, o que é um exemplo bastante recorrente. Mais do que isso, ao oferecer soluções de gerenciamento de impressão, você agrega ainda mais valor – e uma série de benefícios. Confira alguns deles a seguir:
Quais benefícios meu cliente pode ter com o gerenciamento das impressões?
1. Contabilização
Também conhecida por bilhetagem, a contabilização é uma das funcionalidades mais importantes para agregar à oferta dos outsourcings de impressão. Isso pois, o objetivo da contabilização, é nada menos que a gestão de custos dentro das empresas.
Em outras palavras, a contabilização permite fazer o registro e a atribuição dos custos com as impressões, para rateio e também para uma melhor visibilidade – dos gastos, do uso dos recursos de impressão e de todos seus demais aspectos.
Se você contar com uma solução eficiente na sua oferta, poderá disponibilizar, ainda, gráficos, relatórios, dados exportáveis e muito mais, tudo isso dentro da contabilização.
2. Controle
O controle dos documentos impressos é outro ponto praticamente indispensável para o gerenciamento das impressões. Esse controle pode ocorrer por meio da aplicação de políticas e regras para administrar usuários e os recursos de impressão.
Neste sentido, é possível criar cotas de impressão informativas (que irão notificar o usuário ao imprimir os documentos), ou mesmo bloqueantes, que podem limitar a ação.
3. Segurança
Como terceiro ponto, a liberação segura de documentos não poderia ficar de fora. Seu objetivo, é que as impressões sejam retidas em um repositório, e sejam liberadas somente mediante a autenticação do usuário que solicitou a impressão. Parece complicado, mas com a solução certa, isso pode ser feito via nuvem, agilizando e reduzindo gastos dentro desta funcionalidade.
A autenticação mencionada pode ser flexível, ou seja, realizada de acordo com a realidade da sua oferta, e dos seus clientes, entre elas: via aproximação de crachá, usuário e senha, PIN e biometria, dentre várias outras.
4. Mobilidade
O item de segurança pode ser somado a um quarto destaque tão importante quanto: a mobilidade. Em outras palavras, um app para os usuários da empresa realizarem as impressões de forma segura, contabilizada e muito mais ágil, com a possibilidade de imprimir de qualquer lugar dentro do ambiente corporativo.
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